Wenn Ihr Projekt es durch die Beratung geschafft hat, lade ich Sie zu einer der Bewilligungssitzungen ein. Wir werden Ihre Präsentation in der Beratung besprechen und, wenn Sie möchten, vorbereiten. Sie haben fünf Minuten Zeit, Ihr Projekt den Mitgliedern des jeweiligen Gremiums vorzustellen. Je lebendiger Sie Ihr Projekt vorstellen und je besser sich die Zuhörer*innen Ihr Projekt vorstellen können, umso wahrscheinlicher ist die Zustimmung zum Projekt. Im Anschluss an Ihre Präsentation haben die Mitglieder kurz Zeit, Ihnen Fragen zu stellen. Wichtig ist daher besonders eine verständliche Darlegung des Feinfinanzplans. Erfahrungsgemäß beziehen sich die Fragen der Mitglieder am häufigsten auf das Finanzielle: beispielsweise Honorare, Reisekosten, Arbeitsmaterialien und Kosten für Öffentlichkeitsarbeit. Wenn Sie etwas zum Anschauen haben, etwa Fotos oder Objekte, die Ihr Projekt illustrieren: gerne mitbringen.
Die Abstimmung über die Projektanträge findet nicht öffentlich statt. Wir werden Sie also vor der Abstimmung verabschieden. Sie werden aber zeitnah über das Ergebnis der Abstimmung informiert, meistens schon am Folgetag, spätestens innerhalb von sieben Tagen nach der Sitzung.
Nach einer positiven Rückmeldung werden Sie so bald wie möglich den entsprechenden Bewilligungsbescheid der Stadt Delmenhorst erhalten. In dem Bewilligungsbescheid sind einige Unterlagen, die Sie bitte unterschrieben (von einer zur rechtsgeschäftlichen Vertretung befugten Person) an die Koordinierungs- und Fachstelle zurückschicken müssen (gerne erst per E-Mail, aber bitte auch im Original):
Empfangsbestätigung
Einverständniserklärung
Ausgehändigte Unterlagen
Einwilligungserklärung Datenschutz
Bei Einzelposten von mehr als 1.000,00 € netto müssen Sie drei Angebote einholen und eine Vergabedokumentation erstellen. Detaillierte Informationen zu Vergabe und Honorarvereinbarungen finden Sie hier. Die Koordinierungs- und Fachstelle berät Sie dazu gern.